Espace de stockage partagé avec GMail

, par Stéphane G.

Présentation

GMail est non seulement une boîte à lettres électronique permettant de recevoir et d’envoyer des courriels (mails), mais aussi propose une fonctionnalité de stockage de documents dans cette même boîte jusqu’à 8 Go (juin 2009).

C’est l’outil idéal pour mettre à disposition des membres d’une JCEL tous les documents essentiels à partager :

  • documents officiels tels que statuts et Règlement Intérieur,
  • compte-rendus d’Assemblées Générales,
  • compte-rendus de réunions de commissions,
  • modèles de documents à jour pour créer de nouveaux compte-rendus,
  • logos officiels de JCE ou de partenaires,
  • documents de communication,
  • liste des membres à jour,
  • ...

Mises en garde

– Le compte GMail étant partagé, il est à noter que les identifiants et mot de passe seront diffusés à un certain nombre de personnes, attention donc à ne pas stocker des informations trop confidentielles.

– En souscrivant aux services Google (dont GMail), l’utilisateur reconnait que les services Google peuvent être interrompus à tout moment sans préavis. Donc ce stockage peut être

  • une zone de partage,
  • un espace de sauvegarde, de copie,
  • une zone d’échange haute capacité de documents volumineux jusqu’à 10 Mo (juin 2009)
  • et NON de stockage de documents originaux !

Préparation

– Un compte existe déjà :

  • Demandez l’identifiant (mail) et le mot de passe du compte

– Vous êtes à l’initiative de la création d’un espace partagé :

– Utilisation de l’espace de stockage facile sous Windows

  • L’utilitaire GMail Drive permet d’utiliser l’espace distant GMail très facilement comme s’il s’agissait une zone de stockage locale sur votre disque dur ou sur une clé USB.
  • Télécharger et installer GMail Drive
  • Décompresser le fichier ZIP et lancer le fichier d’installation setup.exe
  • C’est prêt !

Utilisation

  • Ouvrir l’explorateur de fichier Windows : une entrée GMail Drive
    apparaît sous l’ensemble de vos lecteurs C : D : E : ... et sous vos documents partagés.
  • Cliquer sur GMail Drive
  • Saisir identifiant mail et mot de passe
  • Vous pouvez maintenant copier, coller, supprimer des documents dans la zone comme un dossier local !

– Rappel :

  • L’espace est PARTAGE, donc attention à la communauté et veillez à ne pas supprimer/déplacer sauvagement !